گورستان ERP پر از نیتهای خوب است
از هر مدیر مالی که یک انتقال ERP را تجربه کرده بپرسید، قبل از یک داستان، یک آه خواهید شنید. برآوردهای صنعتی بهطور مداوم نرخ شکست یا فراتررفتن جدی از بودجهٔ پروژههای ERP را بالای ۵۰٪ قرار میدهند. این به این دلیل نیست که نرمافزار ERP بد است — به این دلیل است که اکثر سازمانها به مدرنسازی به شکل اشتباهی نزدیک میشوند.
ما سیستمهای ERP را برای وزارتخانههای دولتی و سازمانهای چنددپارتمانی بازسازی کردهایم و الگوی پشت شکست بهطور قابلتوجهی ثابت است.
چرا سیستمهای قدیمی ERP واقعاً شکست میخورند
هرگز واقعاً «سیستم» نبودند — وصله بودند
اکثر تنظیمات قدیمی ERP بهعنوان یک سیستم منسجم شروع نشدند. بهعنوان یک ماژول شروع شدند، سپس یک صفحهگسترده در اینجا، یک پایگاه دادهٔ جانبی در آنجا، یک روند دستی که هیچکس آن را ننوشت رشد کرد. زمانی که کسی سعی میکند آن را «مدرنسازی» کند، آنها یک سیستم را منتقل نمیکنند — آنها سعی میکنند سالها راهحلهای موقت بدونمستندسازی را رسمی کنند.
هیچکس ابتدا روند واقعی کسبوکار را نقشهبرداری نکرد
بزرگترین پیشبینیکنندهٔ شکست ERP، شروع با انتخاب نرمافزار بهجای نقشهبرداری روند است. اگر ندانید که تأییدیههای خرید، اجرای معاشات یا تحویلدهی پروژهها امروز واقعاً چگونه کار میکنند — از جمله استثناها — هیچ نرمافزاری، هرچقدر هم قابلپیکربندی، مناسب نخواهد بود.
راهاندازیهای یکبارهٔ بزرگ
جایگزینی هر ماژول بهطور همزمان، برای هر دپارتمان، در یک تاریخ راهاندازی، شعاع انفجار هر چیزی که اشتباه پیش برود را به حداکثر میرساند. وقتی (نه اگر) چیزی خراب شود، هیچ راه بازگشتی و هیچ خرابی مجزایی وجود ندارد — کل سازمان آن را یکجا احساس میکند.
آموزش بهعنوان یک فکر ثانویه در نظر گرفته میشود
یک سیستم کاملاً ساختهشده که توسط کارکنان بدون آموزش استفاده میشود، در عرض یک ماه به صفحاتگسترده بازمیگردد. آموزش و مستندسازی ۵٪ پایانی پروژه نیستند — تعیین میکنند که آیا آن ۹۵٪ دیگر ارزش انجامدادن داشته یا نه.
مسیری واقعبینانهتر برای مدرنسازی
۱. قبل از دستزدن به نرمافزار، روند واقعی را نقشهبرداری کنید. با افرادی که واقعاً کار را انجام میدهند مصاحبه کنید، نه فقط مدیران آنها. استثناهایی که ذکر میکنند، الزاماتی هستند که همه فراموش کردهاند. ۲. راهاندازی را ماژولار کنید. یک دپارتمان یا یک روند کاری را در یک زمان منتقل کنید، با یک راه بازگشت کارآمد تا زمانی که ماژول جدید ثابت شود. منابع انسانی و معاشات ابتدا، یک نقطهٔ شروع رایج و کمریسک است. ۳. داده را عمدی منتقل کنید، نه خودکار. دادهٔ قدیمی بهندرت تمیز است. زمان واقعی برای اعتبارسنجی داده بودجهبندی کنید — این بهطور مداوم دستکم گرفته میشود و بهطور مداوم جایی است که پروژهها میلغزند. ۴. آموزش را در برنامهٔ زمانی بگنجانید، نه در انتهای آن. کارکنان باید هفتهها قبل از راهاندازی از سیستم جدید در یک محیط آزمایشی استفاده کنند، نه اینکه آن را در روز اول بهصورت زنده یاد بگیرند. ۵. برای علامت ششماهه برنامهریزی کنید، نه فقط روز راهاندازی. آزمایش واقعی یک سیستم ERP دمو نیست — این است که آیا نیمسال بعد هنوز بهدرستی، بدون راهحلهای موقت، استفاده میشود.
نتیجه
مدرنسازی یک سیستم قدیمی ERP در درجهٔ اول یک مشکل فناوری نیست. یک مشکل مدیریت تغییر با نرمافزار پیوستشده است. سازمانهایی که موفق میشوند، راهاندازی را بهعنوان یک سری گامهای کوچک و قابلبازگشت در نظر میگیرند — نه یک جهش پرمخاطرهٔ واحد.
آیا به یک سیستم قدیمی خیره شدهاید که با صفحاتگسترده و امید سرپا نگه داشته شده؟ ما بیش از یک بار در طرف دیگر آن بازسازی بودهایم — خوشحال میشویم دربارهٔ اینکه یک مسیر واقعبینانه چگونه به نظر میرسد صحبت کنیم.